团体旅行和活动程序
Effective Monday, April 1, 2019, 克里斯托弗森商务旅行(CBT)是newbb电子平台所有旅行相关业务(个人旅行)的新首选供应商, Group Travel, and Events).
Definitions
- Group Travel 定义为在同一行程中有10张机票或10个酒店房间的旅行. 预期是整个集团将有一个单一的付款来源.
- An Event 定义为在确定的时间和地点发生的有计划的业务事件, 这将需要酒店房间的任意组合, transportation, catering, conference rooms, equipment and/or venues. Although highly recommended,不需要透过CBT预约活动.
- OHIO customer 是否有来自newbb电子平台的人要求团体旅行或活动协助.
- Supplier 这家公司提供旅游服务吗, it could be an airline, hotel, conference venue, busing company, caterer, etc.
- CTA 中央旅游帐户虚拟卡是否可用于支付团体旅游及活动费用. 获得这张卡的唯一方式是通过CBT预订.
- BobcatBUY (BCB) 电子采购系统是否将用于不接受信用卡的团体旅游和活动供应商.
Procedures
任何需要预订团体旅行的俄亥俄州客户都必须遵循以下程序.
- 俄亥俄州的客户将填写 newbb电子平台团体旅行申请表,可在旅游网站或直接致电CBT 866查询.266.8806并选择选项二(2)来请求表单. 该表格要求提供以下信息,以便向CBT提供足够的细节,以便与供应商接洽并做出必要的安排:
- Dates of travel
- Destination of travel
- 你感兴趣的酒店和酒店区域
- 地面交通,汽车租赁或其他交通需求
- 餐饮或会议室
- Required meals, e.g. free breakfast at hotel
- 其他特别需要的便利设施(例如.G、视听设备、会议室等.)
- 旅行/活动的主要联系人. 应该只有一个接触点.
- 将填妥的newbb电子平台团体旅行申请表寄至 ohio@cbtravel.com. Once the form is sent, CBT的旅行计划员将在一个工作日内联系俄亥俄州的客户开始流程.
- 在初次联系之后,CBT旅行计划人员将审查表格上的要求,并确定是否需要俄亥俄客户提供其他信息.
- 一旦完全定义了请求的范围, CBT旅行计划将提供总成本的估计, 通过供应商并确定是否符合大学的竞争性招标要求. 如果单个供应商预计超过5万美元的投标限额,则需要俄亥俄州的RFP. CBT旅行计划员将与俄亥俄州采购商品经理接洽 purchasing@eagle1027.com or 740.597-6446,完成必要的招标程序. CBT是首选供应商,但俄亥俄州的客户仍然必须遵守大学对任何超过50美元的供应商的竞争性招标要求,000 bid limit.
- 商品经理将与俄亥俄州的客户合作,执行征求建议书(RFP). See RFP guidelines for process.
- 完成RFP并选择供应商后,跳到步骤6.
- 俄亥俄州客户将通过电子邮件收到, 从CBT旅行规划师那里得到他们旅行请求的建议选项. 提案将至少包括;
- Pricing
- Locations
- Amenities
- Additional Concessions
CBT对旅行建议的预期响应时间如下:
- 如果提供9个月或更长时间- 3周交付提案
- 如果提供4-9个月- 2周交付提案
- 如果少于3个月- 1周交付提案
- 为了更快的周转,总是可以请求一个例外.
CBT需要十(10)个工作日来为整个计划的旅行或活动提供最佳服务,但不能保证在10个工作日内交付.
- 俄亥俄客户将通过电子邮件与CBT旅行策划人确认, 他们从提出的选项中做出选择. CBT旅行规划师将起草合同(合同将是使用OHIO语言的CBT合同),并与OHIO客户确认细节是否正确. OHIO客户将与CBT旅行计划员批准合同草案中的旅行/活动细节.
- CBT旅行计划人员将向供应商提交合同,并要求提供以下补充信息:
- CBT旅行规划师将向供应商提供相应的州免税证明.
- CBT旅行规划师将为非全国性连锁酒店购买保险, charters, buses, limos, and shuttles, restaurants, caterers, 非传统住房的定义在 合同及保险矩阵 并将保险证明书寄至 contracts@eagle1027.com.
- CBT将获得食品许可证(如非全国性连锁餐饮/餐厅需要)并将许可证发送给 contracts@eagle1027.com.
- CBT将发送合同给 contracts@eagle1027.com 由俄亥俄采购公司审核
- 俄亥俄采购公司将审查该合同, 如果俄亥俄不接受条款和条件,请划红线(编辑合同)并返回给CBT旅行计划. CBT旅行计划人员将与供应商协商条款和条件,以符合俄亥俄州的要求.
- 一旦条款和条件最终确定,俄亥俄采购将签署并将其返回给CBT. CBT旅行计划员将签署的合同退还给供应商.
- 一旦合同由供应商会签, CBT旅行规划师将提供完整执行的合同给 contracts@eagle1027.com 以及俄亥俄州客户的参考副本.
- CBT旅行计划人员将与供应商确认可接受的付款方式.
- 如果供应商接受信用卡,则使用CTA. Skip to step 12.
- 如果供应商不接受信用卡付款,则必须通过BCB发出订单
- CBT将通知俄亥俄州客户必须由BCB签发PO
- 俄亥俄客户将确认供应商是否存在于BCB数据库中
- 如果供应商是BCB的新成员, 俄亥俄州客户将要求CBT旅行计划员获得, 完整执行的供应商W9/W8和俄亥俄州供应商/收款人信息表(SPIF).
- CBT将把完成的W9/W8和SPIF提供给俄亥俄州客户,用于BCB服务协议申请.
- 俄亥俄客户将在BCB提交服务协议申请, 附加新的供应商信息并执行合同. 如果俄亥俄客户需要在BCB中输入服务协议申请单的说明, please refer to the 服务协议快速参考指南
- 订单在BCB中创建,并自动发送给供应商
- 俄亥俄州客户将要求采购部门向CBT旅行计划人员提供订单.
- CBT旅行计划人员将通过向供应商提供带有信用卡授权表格的CTA卡或确认供应商收到BCB订单来确保并确认预订.
- CBT旅行计划人员将向俄亥俄客户提供旅行/活动已预订并已与供应商确认的官方确认. 确认将包括;
- 旅游详情,行程,地点,价格等.
- Deposit dates
- Final payment deadlines
- 提供最终住宿名单的日期
- 航空舱单(名单必须包括护照和政府签发的身份证件上的姓名).
- 其他关键交付成果(如签证、护照、免疫接种等).)
- CBT将确保所有付款都按照计划进行,并将与俄亥俄客户合作,确保满足所有必要的交付成果.
- CBT旅行规划师将在旅行前72小时向俄亥俄州旅行经理和俄亥俄州客户提供最终的旅行文件(包括包机号), bus times, vendor contact info, etc.).
- CBT将向供应商提供俄亥俄州的主要联系人.
- 如需任何旅行援助, changes, 或者旅行/活动期间的中断, 俄亥俄州的客户应致电866-266-8806联系CBT,并选择选项一(1)。, to request assistance. 如果是国际旅行,而前面的号码不起作用,请联系CBT 682.233.1914. 为了在下班后获得更快的服务,请参考代码6LV来标识自己是OHIO客户.
- 如果旅行期间有任何变化, 请与指定的CBT旅行规划师联系,让他们了解变更情况. 这将确保旅行后所有最终账单的准确性.
- CBT旅行计划员将从供应商处收到最终发票,并在发送给俄亥俄客户之前对其准确性进行审核.
- 俄亥俄客户应在活动后15天内以书面形式证明费用. 如果BCB PO是付款方式,俄亥俄客户将把发票转发给 accounts.payable@eagle1027.com for processing.
- 任何旅行或活动的取消, 或先前提交请求的状态查询, 是否应直接向CBT指定的旅行计划员提出原始请求.